3 Secretos del E-Mail que Multiplicarán tu Productividad

En mi opinión, el mayor enemigo de la productividad en la actualidad es el correo electrónico. Muchos pasamos horas del día trabajando desde nuestro programa de correo electrónico. Continuamente estamos leyendo y respondiendo correos. Y lo peor de todo es que nunca logramos dominarlo. Salimos de la oficina cada noche con decenas, si no cientos, de correos sin responder. El problema con el email es el siguiente: ¿Qué sucede cuando tenemos un tiempo abierto en la oficina? Nos vamos inmediatamente a revisar correo electrónico. En consecuencia, pasamos días completamente “ocupados” por la sencilla razón de que el tiempo que podríamos designar a tareas de importancia como la reflexión, planificación, innovación, etc. la invertimos en el correo electrónico. ¿Qué sucede cuando no abrimos margen para la reflexión y el pensamiento? Destruimos el proceso de mejora continua en nuestra empresa, minimizamos la innovación y damos un golpe mortal a la creatividad. Piensa por un segundo en cómo era la vida antes del correo electrónico. En el pasado, necesitabas esperar que llegara el correo que sólo pasaba una o dos veces al día. ¿Te imaginas un mundo donde el cartero tocara a tu puerta cada dos minutos para darte una nueva carta? ¿y te imaginas que pararas todo lo que estás haciendo cada dos minutos para leer la carta y responderla? ¿Entonces por qué lo hacemos hoy? ¿Cómo hacíamos en aquella época? Quizás ahí esté la respuesta. Por ello hoy quiero mostrarte los principios que considero correctos para el manejo del correo electrónico. De esa manera, el correo electrónico funcionará para ti y no tú serás esclavo de él. Recuerda siempre que si trabajas desde el correo electrónico estás trabajando para las prioridades de otro, no por las tuyas. (Para escuchar el podcast dale click a “Play” en el botón abajo. Si deseas leer en vez de escuchar el podcast puedes seguir leyendo abajo.)   (Subscríbete al podcast dándole click aquí)   #1 – Sólo revisa tu bandeja de entrada del correo electrónico dos veces al día… y por un máximo de 30 minutos en cada ocasión. Sé que sonará imposible, pero confía en mí por un momento. Te voy a explicar exactamente cómo funciona. Los 30 minutos tienen un proceso específico que te explicaré en el punto #2. El concepto es sencillo: No puedes trabajar desde tu correo electrónico. No puedes trabajar para cumplir las prioridades de otros. Reserva en tu calendario dos bloques de 30 minutos cada uno. La manera en que yo lo hago es uno a las 8:00am (al llegar a la oficina) y otro a las 5:00pm (antes de salir de la oficina). #2 – Sigue exactamente el siguiente proceso en ambos bloques de 30 minutos que reservaste para revisar tu correo electrónico: Nota: Para seguir este proceso necesitas crear 2 carpetas: Carpeta #1: “Archivo” -> Esta carpeta funcionará como un archivo de los correos que contienen información importante que puedas necesitar en el futuro. Carpeta #2: “Seguimiento” -> Esta carpeta almacenará todos los correos electrónicos que requieren tu atención. El proceso se inicia abriendo tu programa de correo electrónico. Luego abres el primer email. Un punto importante es que en este proceso no hay priorización de correos, simplemente abre el primer email que tienes en la bandeja. Luego sigue el siguiente diagrama: Cómo te podrás dar cuenta, cada email te debería tardar un máximo de dos minutos. Pero la mayoría tardara menos. Éste es un proceso muy rápido de leer, borrar, archivar, delegar o mover a la carpeta “Seguimiento”. Los únicos correos que responderás son los que te tomen menos de dos minutos en responder. Todo lo demás, nuevamente, borrar, archivar, delegar o mover a la carpeta “seguimiento”. #3 – Reserva 1 o 2 horas al día para responder los correos de la carpeta “Seguimiento” En mi caso personal reservo todos los días de 8:30am a 9:30 am para este proceso. En este momento voy a la carpeta “Seguimiento” y reviso y respondo email por email. Un punto importante es que no voy a mi bandeja de entrada nuevamente. Este tiempo es sólo para revisar el correo previamente filtrado como “seguimiento.” Con cada correo que reviso sigo el siguiente proceso: 1- ¿Responder este correo necesita 15 minutos o menos? -> Respondo 2- ¿Necesita más de 15 minutos? -> Creo una “reunión” en mi agenda con el tiempo estimado para completar la tarea. 3- Sigo al siguiente email. Sigue este proceso y multiplicarás tu productividad en tu trabajo o negocio. ¿Y qué harás con todo el tiempo libre que antes invertías en el correo electrónico? Inviértelos en tareas más productivas como pensar, reflexionar, planificar nuevos proyectos, o simplemente sal más temprano de la oficina para estar con tu familia o amigos. Recuerda, domina tu correo electrónico y no dejes que te domine a ti. Para terminar, déjame tu opinión sobre el tema ¿Sientes que el correo electrónico domina las horas más importantes de tu día? ¿Sientes que nunca terminas de contestar los correos electrónicos? ¿Qué opinas del proceso que te mostré? ¿Tienes alguna otra idea que nos pueda ayudar a dominar el email y ser más productivos? Por favor déjame tu opinión en el área de comentarios abajo. ¡Gracias de antemano!