44. Aplicar principios de la gestión por procesos en tu empresa. Iniciación

Por qué aplicar principios de la gestión por procesos en tu empresa

Y es que, no puede ser de otra manera, si en la gestión del negocio, no determinas una cuestiones básicas como pueden ser las las citadas anteriormente, o: ¿cuando se entiende que has realizado el trabajo encargado? o ¿que manera tienes de constatar con tu cliente, que el trabajo ha terminado?, ¿o cuál era el objetivo o resultado buscado? puede ocurrirte que pasados unos días, meses, te llegue el cliente para exigirte más, y resultará que no tienes nada que te justifique que el trabajo se realizó y recepcionó. En definitiva, inseguridad, estrés y maneras de trabajar “apagando fuegos”.

Así que, dejar claro el alcance del encargo, del proyecto que te encargan, de las limitaciones o restricciones que tiene el mismo, es básico, te dará tranquilidad a ti y a tu equipo, y bajará el estrés al tener el encargo bajo control, documentado, delimitado.

Al trabajar en una empresa, solemos confundir términos, y usamos indistintamente cuando
entra un nuevo trabajo, conceptos tales como proyecto, expediente, asunto, procedimiento, etc… dependiendo del sector del que hablemos.

Diferencia procesos de proyectos en tu empresa

Diferenciados los conceptos, y con independencia de cómo llamemos a los asuntos de tu negocio, si proceso o proyectos, lo cierto es que las ventajas de una gestión por proyectos, se pueden aplicar a los procesos, a esa mejora continua de tu modelo de negocio, y por tanto, siendo prácticos, da igual que llames a tus asuntos procesos, proyectos, expedientes o como quieras.

Así que estamos como al principio, si la terminología no es tan importante, pero a mi me ayudo bastante diferenciar que es un proyecto de un proceso de empresa. S

i quiero mejorar mi empresa día a día, tendré que incidir sobre mis procesos de empresa.

Ahora bien, si quiero trasladar mi oficina a otro lugar, esto si es un proyecto.

Iniciación, el primer grupo a aplicar en los procesos en tu empresa

Como te comente en la intro del audio, vamos a tratar en este y en los siguientes 4 audios las fases de un proyecto. Y como esa gestión por proyectos puede ayudar a tus procesos de empresa.

Tratamos hoy el inicio la primera de las 5 fases que te propongo, siguiendo la Guía del PMBOK®, guía que identifica los fundamentos para la dirección de proyectos generalmente
reconocido como buenas prácticas. Más información sobre la guía en PMI.org

La de iniciación es una de las 5 fases que todo proceso que realices debería tener,

Las fases, se recuerdan muy fácilmente, y aplicar algunos consejos en cada una de ellas, documentando tu proceso de negocio, hará que lo mejores cada día más.
La primera fase, y la última, son fáciles de recordar, Inicio y Cierre, y entre medias existen 3 también obvias, planificación, ejecución, control y seguimiento.

Por tanto la distribución de tus procesos de empresa, puedes hacerla en 5 fases.

Inicio, planificación, ejecución, control y seguimiento y cierre.

Tres consejos a incorporar en tus procesos.

En la fase de inicio, te daré 3 procesos que puedes incorporar al realizar tus trabajos:

Dividir el encargo por fases.

Identificar supuestos, restricciones y exclusiones.

Identificar a los interesados en sentido amplio, con qué expectativas tienen, como pueden influenciarnos e impactarnos en el encargo concreto en el que trabajamos.

Para las ideas anteriores, mejor con ejemplos

El primer proceso, fasear tu proyecto.



El encargo de una construcción de una vivienda. Y la reclamación de una cláusula suelo a un banco.

Dividir el encargo por fases. Para tu estudio de arquitectura, será fundamental dividir en fases el encargo, así puedes realizar un documento de encargo profesional, en el que dividas el trabajo en tantos momentos como estimes oportunos.

Por ejemplo, puedes estipular que la primera fase será firmar el contrato con encargo del proyecto designando arquitecto superior, y arquitecto técnico, la segunda fase, replanteo y estructura, tercera fase cierre de la obra, y la última, finalización de la misma, con certificado final de obra.

Esto te permitirá incluso organizar recursos humanos destinados a la misma, los tiempos, cuando el cliente deberá manifestarte su conformidad, etc…..

Para el supuesto de la cláusula suelo, puedes fasearla en tu despacho, como encargo del asunto, con un estudio inicial de viabilidad, segunda fase, reclamación interbancaria, y por último, demanda judicial si no es estimada por el banco nuestra reclamación.
Qué nos aportará como beneficioso, pues la misma idea que lo anterior, pero además si todo lo documentas, el cliente tendrá certeza, tendrá escenarios, tendrá planificacion disponible, que hará que tu planteamiento sea más profesional.

Si para este faseo que te planteo, ya le facilitas un organigrama, el asunto empieza a iniciarse con excelentes perspectivas.

Te adjunto en las notas del audio, un organigrama, para que veas la utilidad tan increíble que es, en tu hoja de encargo profesional, que tu cliente, vea las fases, que pueden incluso corresponderse con los desembolsos por parte de este.

Destacar una cuestión importante. Las 5 fases que te propongo para trabajar, no tienen que coincidir con el como “fasees” o dividas tu trabajo. Para el caso del arquitecto, puedes dividir una promoción en 10, 20, 30 hitos, estados, fases, grados de ejecución de la obra, que a ti te ayuden, por ejemplo por volumen de obra realizado, y las 5 fases que te propongo es para mejorar tu proceso de negocio, no tiene nada que ver con los encargos concretos, es más, las recomendaciones, debes usarlas en cada división que le hagas a tus fases.

La segunda idea que te planteo.

Identificar supuestos, restricciones y exclusiones.

Siguiendo con el ejemplo del estudio de arquitectura, recoger todo lo anterior por escrito, te ahorrará muchas visitas, conflictos, llamadas, horas que no te querrán pagar, y mil y un asunto más.

Supuestos Restricciones Exclusiones

Identificar los interesados sus expectativas y grado de impacto e influencia

Para la obra que nos ocupa, debemos definir que interesados existen en el proyecto, y cuanto más grande sea este, que roles tienen, en el caso de que existan varios, organiza tanto los internos, los de tu empresa, (que harán, cuándo, hasta dónde pueden llegar en sus atribuciones), y en cuanto a los externos, los clientes, como participarán de los cambios, cómo te comunicarás con ellos, etc…

Todo esto en un sentido inicial, aproximado, que después conforme vaya madurando el proceso, podrás ir completando.

Y para la reclamación bancaria, de igual modo, ¿quien podrá reclamar proponer, etc…? ¿ el que sea el titular, el beneficiario de todo? Piensa en el matrimonio, pero que la hipoteca es de uno sólo de ellos porque compro de manera privativa, sin estar aún casados…., no surgan luego problemas de falta de legitimación en las peticiones realizadas al banco, al juzgado, o malas interpretaciones en tu despacho.

¿como documento todo esto?....
Enlace a todo el contenido:
https://www.jesusbedmar.es/44-principios-gestion-proyectos-empresa